For bedrifter som lever av å produsere standard programvare for mange virksomheter, såkalte ERP-leverandører, er det viktig å hegne om intellektuell kapital for å sikre fremtidige lisensinntekter. Man bygger tradisjonelt murer rundt produktet og barrierer mot konkurrentene. Mangel på åpne løsninger gjør det imidlertidig vanskelig å integrere ERP mot fagsystemene hos brukerbedriftene, noe som igjen kan føre til dårlig datakvalitet i overføringer mellom systemer og tidkrevende dobbeltarbeid.

For kunder av ERP-leverandører som er brukere over tid oppstår gjerne flaskehalser i arbeidsprosessen og relativt kunstige grenser for hva som ligger i ERP systemet og hva man «må gjøre på siden» i MS-Excel eller i fagsystemer. Man skulle tro at ERP-leverandørene etter 30 år har funnet en løsning på dette. Svaret er nei, ettersom ERP først og fremst er standardsystemer. Ved innføring sementeres gjerne arbeidsprosesser som man senere vokser ut av uten mulighet til å endre en rigid ERP-plattform i ettertid. Det er jo bygd inn enorme mengder funksjonalitet i ERP-system. Likevel er det et betimelig spørsmål om ERP-systemet fremdeles er tilpasset arbeidsprosessen, eller om det ble motsatt. Brukerne kjenner gjerne kun en brøkdel av hva som er mulig, og man blir prisgitt dyre konsulenter (SAP, Oracle, IFS) for å lære seg nye veier. Brukervennligheten oppleves dermed ofte som lav – så også nytten. Dette er dårlige signaler til ERP-leverandørene.

Brukerbedrifter som opplever at ERP-systemet ikke lenger dekker hele behovet blir ofte tvunget til halvmanuelle løsninger for å omgå problemet.  Eller man forsøker å overføre informasjon til ved å integrere ERP med andre IT-systemer i verdikjeden, enten det er CRM, CAD, PLM eller fagsystemer – noen ganger også Excel(!). Det er da problemene oppstår. Ettersom ERP-systemene ofte er «proprietære» eller beskyttet, koster det veldig mye å integrere. Dårlige integrasjonsløsninger gir igjen utfordring med kvaliteten på data; Sjulte kostnader som følge mangelfull ERP-prosesser oppstår når man ikke lenger kan stole på det man har hentet ut i Excel.

Utfordring nr.1 er altså at ERP-systemene ikke bygger på åpne standarder som gir tilgang til riktig informasjon og kvalitet på dataene til enhver tid.

Ethvert IT-system har en innebygd arkitektur som ligger i bunnen av produktet. Denne er det vanskelig å gjøre noe med. Og som bruker er du prisgitt leverandørens valg ift. åpne standarder for å integrere mot andre IT-system. Selv har jeg erfaring fra SAP-verdenen, hvor muligheten for å konfigurere standardløsninger er mange. Likevel brukes enorme krefter på tilpasning fordi systemet ikke er tilstrekkelig basert på en åpen standard. For å trekke en parallell; Det er ikke et tilfang av valgmuligheter som tilsvarer det vi finner av Apper og muligheter på mobile plattformer som Android osv., selv om ERP-bransjen er langt mer moden. Min påstand er derfor at det er ERP-leverandørene selv som holder tilbake for standardisering og åpenhet.

ERP-leverandørene er store og uten sammenlikning forøvrig, likner de store bilprodusenter som ligger etter på å fylle behovene til kunden og fremdeles satser på diesel når forbrukere (i Norden) forøvrig ser etter plug-in hybrider og bensin som regnes som mer miljøvennlig. Vil ERP-leverandørene klare å omstille seg iht. brukerkravene, eller har de resignert?

Tradisjonelle ERP-systemer er gjerne basert på teknologier fra 80- og 90-tallet. De er gjerne forsøkt fornyet, men er likevel umåtelig komplekse i oppbygning og uegnet til å linkes mot de mer kreative arbeidsprosessene som kreative produktbedrifter har. Innen ERP-industrien finnes det heldigvis lyspunkt – en voksende skog av løsninger som  er fullstendig nettbaserte og lett forståelig. De består gjerne av moduler og komponenter som lett kan integreres og har API-er som gjør det mulig å bygge IT-systemet etter egne behov. Ikke ulikt din mulighet til å velge  Apper på din mobil. Likevel er tilgangen til data i skyen for annen informasjon i systemene dine – fagsystemene ikke tilstede. Da er man tilsynelatende like langt. Kanskje er «in-house» ERP fremdeles en nødvendighet for å integrere mot tekniske fagsystemer?

Utfordring nr. 2 er at ERP-systemet av natur skiller seg fra fagsystemene dine.

Det finnes faglige behov som ikke løses av ERP-systemet. Fagsystemene inneholder informasjon som ikke er relevant for økonomer, men som trengs av fagteknisk personell og som vedlikeholdes i hele verdikjeden fra salg til service. (Her snakker vi om en verdikjede for en typisk produktbedrift.). I fagsystemet ligger alle detaljene som naturen til virksomheten krever. Den er gjerne også i ulike stadier «intern»,  «uferdig» og på analysestadiet, dvs. at data ikke er egnet til å publiseres.

Noen ERP-leverandører forsøker med vekslende hell å sluke leverandører av fagsystemer og tvangsintegrere dem via mer eller mindre vellykkede oppkjøp. Dette resulterer dessverre gjerne i overforenklede standardløsninger. Fagapplikasjoner er av natur tilpasset virksomheten over tid og blir gjerne «flikket» på av interne folk som kjenner bedriften; folk med teknisk bakgrunn eller andre eksperter på faget. ERP er jo først og fremst standardisering og oppfølging av administrative, økonomi -og logistikkprosesser. Fagprosesser kan være konsultative, gjerne ustrukturerte, komplekse og iterative av natur. ERP- og fagsystemer er mao. ofte av natur ulike.

Der man i ERP verdenen ser variasjon som en kostnad, ser man i fagapplikasjonen en kilde til differensiering. Samtidig  gir ERP økt kostkontroll og skalerbarhet på logistikk. Vi trenger dem jo begge til sitt bruk. Problemet er at  det krever så stor innsats å koble verdikjeden mellom fagapplikasjoner og ERP i en verden uten åpenhet (Utfordring nr.1).

ERP-leverandører har lenge forsøkt å gå oppstrøms og kjøpe seg fagsystemer for eksempel PLM-leverandører. Noen forsøker til og med å si at de er «PLM-orienterte». For kunder som biter på, vil det si at man erstatter fagsystemene med standardsystemer. Dette kan gi meget kompliserte utfordringer og er ikke en vei for å sikre differensiering og lønnsomhet. Dersom man derimot hos en ERP-leverandør har en åpen standard og en moderne teknologiplattform stiller det seg annerledes. Da er det gjerne mulig å skreddersy for egne behov utenpå det hele.

Oppsummering:
Utfordring nr. 1 – mangel på åpenhet. Enhver ERP-leverandør bør unngå fellen med å låse kunden inne i et proprietært system uten åpne standarder. Man bør også gjøre ERP-systemet tilgjengelig på åpne plattformer som gjør det mulig å integrere med PLM-systemer f.eks. gjennom et åpent API. Bedriftseiere bør se etter åpne ERP-systemer – ikke store proprietære løsninger.

Utfordring nr. 2 – ERP skiller seg av natur fra fagsystemene. ERP er standard og fagsystemer skreddersøm. Derfor er åpenhet også så viktig. Virksomheter av en hvis størrelse som har egne fagsystemer bør fortsette med det og ikke falle for fristelsen å løse alt i ERP-systemet. Fagsystemene bør selvsagt også basere seg på modularitet og åpenhet slik at informasjonsutveksling kan foregå med andre systemer i verdikjeden.

Integrasjon og skreddersøm er til en viss grad uunngåelig for en ERP-leverandør i 2015. Det er samtidig en mulig kilde til differensiering overfor konkurrenter om man legger til rette for det – og dermed en kilde til lønnsomhet for brukerbedriftene.

I en verden hvor standardisering er et mantra, trenger vi mer og flere åpne løsninger og muligheter for effektive arbeidsprosesser som overgår det dagens ERP-systemer gir. Utfordringen er herved overlevert ERP-leverandørene. Hele virksomhetens informasjonssystem bør baseres på åpenhet og integrerte løsninger til beste for brukerne og bedriften selv.

Gi din kommentar på CIO bloggen.