Stikkordarkiv: Balansert målstyring

ERP for prosjekt-orienterte bedrifter

I jungelen av ERP-systemer snakker man stadig oftere om skybaserte løsninger – og det er vel og bra. Viktigst er det imidlertid at virksomhetens prosesser understøttes. Effektive IT løsninger gir lavere driftskostnader og kanskje også mer effektive basisprosesser – f.eks. digital fakturahåndtering. Likevel er det helt andre utfordringer for å skape lønnsomhet av å levere produkter og prosjekter fra industrien. At løsningen er skybaserte er bare et av mange basiskrav.

Vår erfaring fra å stille krav til ERP i olje- og gass, samt annen industri viser klart at store standardsystem dominerer, men ikke alle gir effektive prosesser. Disse såkalte ERP-systemene kan være gode på håndtering av store mengder transaksjoner og bokføring, samt rapportering av årsregnskap, leverandørreskontro osv., men mange er likevel dårlig på prosjektkontroll. Og for mange er det en dårlig deal når det er prosjektene som er hovedinntektskilden. For mange er erfaringene i prosjektene ofte et være eller ikke være. Her er det rom for forbedring.

– Hva var marginen på siste prosjekt – og hvorfor gikk det ikke bedre? Var det ressursbruken, materialforbruket eller noen få, dårlige underleveranser?

For mange er svaret på spørsmålet å gå til sitt storsystem som SAP, IFS, Oracle, NAV eller liknende. Her finner de sjelden svaret fordi planene ikke er detaljerte nok. Vi har sett mange selskaper implementere ERP – og, ja, de har fått bedre kontroll, men ikke bedre lønnsomhet i prosjektene. Det er imidlertid heller ikke noe alternativ å miste kontroll over logistikk, lager og prosjektleveranser. Dette må kontrolleres, men hvordan gjøres planleggingen? Her er svaret ofte: Excel.

Vi har den senere tid fått jobbe med mer detaljerte prosesser på produksjon til prosjekt i industrien. Her finnes det produksjonsrettede systemer som gir kontroll fra planleggingen av hele leveransen og ikke minst salg, tilbuds- og anbudsfasen hvor detaljbeslutninger tas, ja, helt frem til leveranser og servicefasen. Dokumentasjon fra denne fasen er meget viktig.

Eksempel på et slikt system er nederlandske Trimergo ERP. Dette er et prosjektorientert system med full produksjonsoppfølging, shopfloor-løsning, mobile enheter osv. Det er først og fremst egnet for prosjektbedrifter som vil ha kontroll fra kalkyle, ressursplanlegging frem til  oppfølging av leveranse av deler, sammenstillinger og service i hele produktenes levetid.

Det finnes også norske systemer, men ikke i samme skala for SMB og de er sjelden godt integrert med større løsninger som SAP, IFS, Oracle, NAV osv. Trimergo er et hederlig unntak. Trimergo spiller f.eks. godt på siden av SAP og går samtidig MS-Project en høy gang med sin integrerte ERP ressursplanleggingsmodul. Bo Hjort Christensen kaller det det omvendte ERP-begrep; Trimergo fokuserer ikke på bokføring som mer og mer foregår i skyen, men fokuserer på effektivitet i prosjektene, samt sørger for maksimal kontroll med virksomhetens prosesser.

Nye moduler og integrasjoner utvikles for å koble sammen mot atter andre ERP-systemer feks. Xledger m.fl. i skyen. Et eksempel på brukere og som også bruker SAP er Airbus Defence – altså ikke noen smågutter dette. De bruker Trimergo på sine FoU-prosjekter og for å følge opp delproduksjoner i Benelux.

Dersom du er interessert i alternative, prosjekt- og planorienterte ERP løsninger, så ta kontakt med Beste Praksis for mer informasjon, evt. gjennomgang av deres kravspesifikasjon. Vi har mangeårig erfaring med leverering av ERP implementeringsprosjekt.

 

IT – den femte dimensjon?

De teknologiske trendene kommer i bølger. Dagens fokus på digitalisering/IT, robotisering og automatisering (IoT) minner mye om kravet om eBusiness rundt årtusenskiftet. Alle pratet om dette, men få visste hva det egentlig betydde for virksomheten. Balansert målstyring er en metode for å sikre utvikling av virksomheter langs 4 dimensjoner: økonomi, kunde, interne prosesser, læring og utvikling; Er IT den 5. dimensjon?

IT/Digitalisering – Når «hype» blir til virkelighet

Vi ble en gang fortalt at alle virksomheter vil bli berørt av «eBusiness» – og at det blir den «nye business». Vel, mye har endret seg, men mange bedrifter i B2B segmentene jobber som før. Innenfor B2C – mot forbrukermarkedet, har ordtaket imidlertid slått til. Mange ser at den nye digitaliseringen for alvor vil slå inn også i B2B / tjenestemarkedet. Eksempler på slike endringer  overgang til digital markedsføring, digitale bank og forsikringstjenester osv.

Er IT et mål i seg selv?

Når man diskutere bruk av IT, digitalisering, mobilitet, skyløsninger, IoT (Internet-of-Things) er det viktig å tenke at for de langt fleste bedrifter vil nok IT kun være et middel til å oppnå virksomhetens mål. På den andre siden er det flere og flere virksomheter som kun baseres på tjenesteproduksjon og virituelle tjenester – ikke produksjon av fysiske varer. IT er da ikke lenger en vilkårlig innsatsfaktor – et produksjonsmiddel, men en virksomhetskritisk faktor. For mange virksomheter vil IT og digitalisering være et område det investeres mye I fremover. Da bør man jo styre og kontrollere IT og digitaliseringsområdet samlet sett. Denne artikkelen tar til orde for å bruke tradisjonelle verktøy som balansert målstyring også på IT og digitaliseringsområdet.

IT og digitalisering er ikke minst et middel til intern effektivisering og en driver for mer effektiv samhandling med kunder. Like lite som vi kunne se bort ifra ehandel når nettbutikkene hadde sin fremvekst, kan vi se bort ifra digital samhandling mellom virksomheter slik vi idag gjør det på Facebook privat. Nye digitale samarbeidsformer er kommet også for virksomheter B2B.

Endringer ikke noe nytt

Nye systemer og IT/digitalisering av prosesser er endringer som alt annet, men hvordan påvirker digitaliseringsøkonomien de øvrige målsettingene for virksomheten din?
Kan vi fremdeles benytte oss av de gode gamle management-teoriene? Da vi lærte om balansert målstyring på 90-tallet (av Robert S. Kaplan) hadde vi et verktøy for å analysere og følge opp virksomhetens vha. kvantifiserbare mål – eller KPIer (Key Performance Indicators). Kan dette fremdeles benyttes?

I balansert målstyring (BMS) blir virksomhetens mål kategorisert i 4 dimensjoner:  økonomiske, kunde, interne prosesser og læring og vekst. Prosessen for å sette mål kan være forskjellig, men dette innebærer full forståelse for at virksomheter er komplekse og at organisasjonen må ha flere mål enn de rent finansielle. Nå kan man spørre seg om vi trenger en teknologi-dimensjon i tillegg  – eller om IT er den femte dimensjon i BMS? Alternativt, kan man gjerne si at i digitaliseringsøkonomien inngår IT i alle de fire eksisterende dimensjoner. IT/digitalisering innebærer også i høyeste grad læring og utvikling for virksomheten.

Robert S. Kaplan

Balansert målstyring for en balansert digital fremtid

Balansert målstyring som metode oppfordrer oss til å sette lærings- og utviklingsmål, samt å ta opp interne prosessutfordringer. Fremfor alt setter BMS oss til å målsette resultatet. Dette er nyttig og viktig også i en digitaliseringsøkonomi.

Balansert målstyring er mye brukt i offentlig sektor. Det rimer bra med at en offentlig virksomhet har flere målgrupper og tilfredstille. IT er viktig også her. I tillegg må de internt utvikle seg over tid. I private virksomheter i Norge virker det som BMS ikke er særlig «hot». Nå er det innovasjonslitteraturen som har tatt over. La oss likevel ikke glemme at store organisasjoner og konsern ofte er som supertankere. Det tar tid å endre kurs. Således er BMS en målemetode som kan ha noe for seg. Særlig hvis det innebærer at man revurderer sine KPIer og bringer in IT og Digitale strategier.

Jeg mener man med stort hell kunne tilpasset BMS til den nye digitaliseringsøkonomien, men da som en femte dimensjon. Vi må prøve å ta ibruk IT på IT’s egne premisser. Alternativt vil veldig få endringer få lov til å skje. Se på skyløsninger hvor enkelt det er å «skyte ned» en strategi som kompromitterer IT sikkerhet osv.

Fra teori til praksis

Det store og vanskelig spørsmåletfor mange er hvordan man går frem for å få implementert en metode som balansert målstyring. Svaret er som alltid at slike endringer må komme fra toppen av organisasjonen. Det er likhet med «lean» og andre management begrep et mind-set som man må lære og formidle til organisasjonens ledere. Dersom man har et praktisk verktøy og kan vise til raske resultater går det ofte bedre. Selv har jeg fasilitert slike prosesser for små og store virksomheter i privat og offentlig sektor. Og der det er vilje blir det en suksess.

BMS og IT/digitaliseringsstrategier

BMS femte dimensjon spør oss:
– Hva er konsekvensen av å legge f.eks. kundebehandling i skyen?
– Hva er gevinster av digital samhandling?
– Hvordan måler vi resultater over tid?

Det er fulllt mulig å male dette ikke minst «digital markedsføring». Både B2B og B2C virksomheter har noe å lære.

Enten du kaller det den «femte dimensjon» eller en Teknologi-dimensjon. Gjør det praktisk og målbart. Praktiske verktøy* finnes også for BMS, men ikke minst i «skyen» hvor det meste av aktivitet kan males. En forutsetning er nok likevel at man først sikrer at man kjenner til BMS og dens muligheter og begrensninger. BMS er ikke «agile» og «scrum», men for større sammensatte virksomheter er det et brukbart verktøy for å analysere og følge opp virksomhetens mål – i den digitale økonomien.

Til slutt: Alle endringer innebærer risiko. Men den største risikoen er kanskje å bli sittende i båten når den er på vei mot stupet? Dersom virksomheten din mangler en digitaliseringsstrategi, så vil jeg klart og tydelig anbefale deg å gå igang å lage en nå.

—-
*Det finnes verktøy for å illustrere BMS KPI-er. Et eksempel er Corporater, men for å tilnærme seg kan man bruke regneark som MS-Excel (se egen bok fra Robert S. Kaplan).