Kategoriarkiv: Vår digitale hverdag

Behovet for bedre intern IT

Dagens interne IT avdeling er stadig under press. Jeg vil si: «Mellom barken og veden». På den ene siden har man brukernes krav til moderne brukergrensesnitt, skyløsninger, tilkopling til mobile tjenester osv. På den andre siden virksomhetens tekniske gjeld – i form av gamle IT systemer, siloer av informasjon – mangel på informasjonsflyt mellom design og produksjon osv. Hva slags plan skal vi lage for å bøte på dette?

Finnes det en quick-fix? For mange er det å ty til skyløsning et bidrag. Vi trenger dele data, men resultatet er likevel en dobling av data, bilder, dokumenter osv.

Få vil unngå skyen om de starter en ny virksomhet idag? Tilgang til programlisenser er bare første fase, så er det deling i ulike form for skylagringsmedier. Vet du hvor mange steder bedriftens data ligger lagret?

I virkeligheten har mange bedrifter mye «in-house» data. Og det kreves interne IT ansatte, eller spesialister for å konvertere til riktig format av verdi. Hva med de 20 år gamle prosjektene og dokumentasjon som ligger på fjernlager? Hva er kravet på tilgangen til data –  nå og fremover – og hva slags kategorier av data finnes? Har du tenkt over om det er optimalt?

En handlingsplan for bedre intern IT vil ta hensyn til tilgang til data og en transformasjon av arbeidsoppgaver over tid; data og interne prosesser – fra gammelt til nytt. Kanskje vil man også legge opp til større grad av selvbetjening for brukerne. Det som ligger i bånn er hensynet til virksomhetsarkitekturen; Dette kan fort bli en unnskyldning for intern IT. Vi har så gamle IT systemer osv.

De fleste forbedringsprosjekt innen IT starter med kartlegging av behov. En kjent metode for kartlegging av virksomhetsarkitektur er metoden TOGAF, men det finnes også andre. TOGAF sikrer at man har med seg alle sider av virksomhetens behov. Det starter med krav til fremtidig IT løsninger – overordnede og med basale krav; Dernest dokumenteres dagens IT og systemløsninger, for til slutt å ende opp i en løsningsdiskusjon og et endringsønske.

Virksomhetsarkitektur som fag er ikke for hvem-som-helst. Det er en yppelig oppgave å kjøpe eksternt  både av hensyn til kvalitet og fordi man kan trenge en «uavhengig advokat» med spesialkompetanse på IT. Det finnes få om noen ansatte som har full oversikt over alle aspekter ved dagens muligheter på IT-infrastruktur, alle interne arbeidsprosesser – og ikke minst organisasjonens informasjonseierskap.

Jeg anbefaler en fasilitert forstudie med målsetting om «Bedre intern IT». Da vil også IT være en aktør på linje med brukermiljøene. Måle er å skille det vesentlige fra det mindre vesentlige og samtidig sikre seg informasjonssikkerhet på veien. IT sikkerhet er nemlig et særdeles viktig element i en endringsplan på IT – og ofte uteglemt. Hva med sårbarhet for data angrep? Ettersom skyløsninger gir bedriften global eksponering; Tilgang til data via Google, Amazon, Microsoft, Facebook osv. øker trusselen, men den kan samtidig enkelt skjermes ved en godt forankret IT strategi.

Til slutt: Skal du igang med å forbedre organiseringen av IT kommer du nok ikke utenom ITIL (standard leveransemodell for IT service organisasjoner). Har du planer om – eller vurderer outsourcing? Vil du se på fordelingen på hva du gjør internt og hva du kan kjøpe som en IT tjeneste? Da er det en fordel å forstå ITIL basis for å kunne stille krav til IT leveranser fra underleverandør. ITIL gjennomgås i separat artikkel. Det starter gjerne med å sende intern IT på ITIL kurs. Da får man både kunnskap om hvordan «beste praksis IT» bør leveres – og man kan stille krav om ITIL mot IT leverandører; Og kanskje er det en god målestokk for IT internt?

-Har du erfaring med ITIL?

Del dine erfaringer om intern IT og ITIL-prosesser via sosial kanaler.

 

Et digitaliseringsprosjekt har flere sider

IT og digitaliseringsprosjekt står på agendaen. Hvilke tiltak virker – og hva er verdien av prosjektene? Skal vi bare i gang uten en styringsmodell? Hva med governance? Disse og flere spørsmål dukker opp når en virksomhet står foran nye strategiske valg.

Når IT og digitaliseringsstrategier skal vurderes mot hverandre, fremstår disse for mange som mangehodete troll og både en mulighet og en trussel.
-Hva er hensikten med prosjektet?
-Må vi endre oss?
-Har vi råd til å la være?

Eierskap til endring er viktig. Noen vil lage en gevinstrealiseringsplan – andre vil bare gå igang. Ledelse av CDO eller digitaliseringsprosjekt er ikke for nybegynnere; Det kreves alt fra IT og teknologiforståelse, organisasjonsforståelse, litt psykologisk erfaring, samt endringsledelse (m.m.). Mulighet eller risiko?

«For en snekker som har en hammer, er alt en spiker».

Og for en CIO er det lett å ty til de samme verktøyene som vi bruker for å styre IT kjerneprosesser – og risiko; Bruke PMO.

Har du et program- og prosjektkontor (PMO) er det nærliggende at både IT og digitalisering legges innunder dette. Men hva betyr det for kreativiteten i prosjektet? Hva taler for – og imot? Mye tyder på at digitaliseringsinitiativ har lettere og bedre kår når de kjøres helt på siden av byråkratiet som små eksperimenter. Forbrukerrettet innovasjon styres vel best av brukerne? Hva skal slippes fritt – og hva skal tøyles? Hva med IT sikkerheten oppe i det hele?

For IT ledelsen kan det oppstå dillemmaer og man møter ofte motstand. Nye prosjekt, krever ofte ny infrastruktur for å tas ibruk i stor skala. I strategilitteraturen snakker vi om risiko og muligheter. Disse går gjerne hånd i hånd. Digitale forretningsmuligheter kan innebære trusler, men også gi fortrinn i markedet, økt kapitalavkastning, økt læringsforsprang i produktutviklingen osv. (Dette er en av grunnene til fremvekst av nye stillinger i organisasjonen f.eks. CDO (Chief Digital Officer. Man vil tross alt utvikle digitale satsningsområder (red.anm)).

Gevinstrealiseringsplan kan være et kriterie for å gå igang. Innovasjon starter med observasjon av eksperimenter – og innovasjonsteorien er klar på at det foregår en adopsjons- og modningsprosess (ref. Gartner). Det kan således ta tid før man får verdi av en innovasjon. Noen velger å vente til gevinsten er åpenbar. Reklamen for roboter sier selvsagt noe annet;
Dette er teknologi som kan kjøpes nå! Ja, det kan være vi trenger et eksperiment, men da er det vel litt tidlig å be om en gevinstrealiseringsplan?

– Vet vi potensialet for vår virksomhet før noen har prøvd? Kanskje ikke.

Med ny teknologi er jo eksperimentet i seg selv nødvendig for å kunne «regne på det». Verdien av en anvendelse er ofte meget uklar før man sjekker ting i praksis for en virksomhet.
Da er uttesting – gratislisenser og skyløsninger uvurderlige nyheter.

Det er altså mulige utfall eller resultater av digitaliseringsprosjekt og nye IT innovasjoner som ikke er gitt på forhånd. Gartner påstår i sine adopsjonskurver at det handler om å finne timing på når innovasjonen er moden nok til å realisere en verdi for en virksomhet – eller en gruppe brukere.

For noen har digitaliseringsprosjekt egenverdi. Det er utelukkende snakk om posisjonering i markedet. Du kan jo med egne øyne observere antallet artikler om emnet på Google, LinkedIn og Facebook. ALLE vil eie det som er nytt og nyskapende for å tiltrekke seg de rette medarbeiderne. Alle nyere IT selskaper vil også ta del i det fremvoksende markedet; Det handler om posisjonering og kamp om kunnskapsressursene – de kloke hodene.

vektskål

– Hva er gevinsten av digitalisering? Er det en risiko eller en mulighet?

La oss prøve å regne på skalaeffekten av et eksperiment i det minste. Vi trenger tross alt en målestokk eller metode for å evaluere og prioritere initiativet (les: Prosjektet) – enten det heter digitalisering, prosessforbedring med ERP, SEO markedsføring, FoU-utviklingsprosjekt eller teknologiforbedring med bruk av 3D for våre produkter.

Når man så velger å sette innovasjonen i system, vil tradisjonelle verktøy kunne komme til hjelp såsom PMO (Project Management Office), Scrum for inkrementell utvikling og Prince2/PMP for prosjektoppfølging og gjennomføring.

Å tillatter ansatte å feile er populært innen ledelsesteori – og kanskje til og med klokt, Det heter seg at kreativitet ikke trives i et vakuum. En annen måte å si det på er at virksomheter må gi tilstrekkelig rom for kreativitet.

Kreativitet er vanskelig å måle i et PMO. Likevel trenger vi å nyttevurdere innovasjon – digitalisering og nye IT prosjekt, ihvertfall om det gjøres implementering i stor skala. Evnen til tilpasning, endringsvilje og styringsevne er ikke minst like vikitig.

– Hva om vi kjører 20% av prosjektporteføljen som eksperimenter utenom PMO?

Balansen mellom risiko og mulighet er viktig å finne for sin virksomhet. Det finnes derfor ingen regel uten unntak. Kanskje er det ikke så farlig å feile med digitalisering hvis man lærer av det og unngår å gjøre samme feilen igjen? Organisasjoner består jo av mennesker av kjøtt og blod – og snart også roboter.

I private virksomheter er det erfaringsmessig nok nyttefokus. Min påstand er at uten en regel  om at «det er lov å feile i det små», vil mange storskala digitaliseringsprosjekt feile, slik mange IT prosjekt har gjort det historisk. Eller sagt på en annen måte: Ikke gi forventet avkastningsverdi.

Kommunale digitaliseringsprosjekt (les: eksperiment) innen IT og digitalisering som går for felleskapets regning burde kunne koordineres slik at vi kan lære av hverandre. Her skjer mye storskala utvikling parallelt. Kanskje ikke så lurt å gjøre alle de samme tabbene – alle sammen? Har man et felles PMO?

Lykke til med digitaliseringen!

Hvordan velge CAD/PLM verktøy i et marked i endring og vekst?

Fremveksten av 3D for printing, additiv produksjon, robotisering, design-orientert produksjon og IoT har gitt grobunn for vekst i 3D programvaremarkedet. I en ny rapport vises det til 7% årlig vekst i markedet og fremvekst av nye aktører som baserer seg på OpenSource.

Markedet for CAD/PLM programvare har lenge vært dominert av dyre 2D og 3D programvar. Endring av lisensmodell fra kjøp til leie og måling av bruk gir noen besparelser (les: Du betaler kun for det du bruker), men CAD er fremdeles de programmene du betaler mest for per bruker. Vil det komme rimeligere alternativer? Svaret er: JA. Som så mange andre områder finnes det rimeligere og fullgode alternativer.

Fremover gjelder «design tankegang» og interaktive 3D løsninger, visuelle modeller i ennå større grad. Dette markedet er i ferd med å ta av. Derfor er det at nye åpen kildekode CAD/PLM aktører som f.eks. Aras.com annonserer ny kapitalinnsprøytning på 70 Millioner dollar for å styrke sin posisjon i et voksende åpen lisens marked. Aras er fremdeles ikke blant de store, men interessante storkonsern som Airbus R&D er på listen – og listen vokser.

CAD/PLM markedet har lenge tilbudt Saas (Software-as-a-Service), men prisene er like «stive» for lisensenser fra de 4 store (Dassault, Autdesk, Siemens og PTC). Under er en estimert markedsutvikling for de største markedsaktørene fremover (Kilde: BISresearch.com):

CAD_market_1

Veksten i CAD markedet er estimert til 7% per år fremover til 2023 – og størst i Nord-Amerika. Litt annerledes er det i Europa hvor også markedet for åpen kildekode er i fremvekst. Dette segmentet er knapt synlig på listen over. Markedsandelen for åpen kildekode basert CAD er imidlertid estimert til oppimot 20% i 2023, noe som tilsvarer vekst høyere enn 7% per år.

Ved valg av CAD/PLM løsning må man vurdere sine behov nøye. Hva slags prosess har vi idag og i fremtiden? Hva er hovedformålet med CAD/PLM løsningen? Har vi et produkt eller et prosjektfokus? Hva krever kundene av oss? Hva slags produktdata trenger vi i service og vedlikeholdsfasene? En analyse vil si litt om kravet til informasjon i CAD modellen.

Her er en liste av faktorer som også kan være nyttig å gjennomgå og vekte i en CAD/PLM anskaffelsesprosess (Kilde: Aras.com):

– Systems Engineering behov
– Bill-of-Material behov
– Change Management
– Configuration Management
– Manufacturing Process Planning
– Quality Management
– PDM/PLM Integration

Punktet integrasjon er ikke minst viktig, da det viser seg at de fleste har et behov for å integrere CAD/PLM systemene med neste ledd i kjeden, eller CRM og ERP systemene om du vil.
Dette er imidlertid et tema som fortjener sin egen artikkel.

Ta kontakt om du ønsker å diskutere vurdering og valg av IT løsninger innen CAD/PLM.

ERP for prosjekt-orienterte bedrifter

I jungelen av ERP-systemer snakker man stadig oftere om skybaserte løsninger – og det er vel og bra. Viktigst er det imidlertid at virksomhetens prosesser understøttes. Effektive IT løsninger gir lavere driftskostnader og kanskje også mer effektive basisprosesser – f.eks. digital fakturahåndtering. Likevel er det helt andre utfordringer for å skape lønnsomhet av å levere produkter og prosjekter fra industrien. At løsningen er skybaserte er bare et av mange basiskrav.

Vår erfaring fra å stille krav til ERP i olje- og gass, samt annen industri viser klart at store standardsystem dominerer, men ikke alle gir effektive prosesser. Disse såkalte ERP-systemene kan være gode på håndtering av store mengder transaksjoner og bokføring, samt rapportering av årsregnskap, leverandørreskontro osv., men mange er likevel dårlig på prosjektkontroll. Og for mange er det en dårlig deal når det er prosjektene som er hovedinntektskilden. For mange er erfaringene i prosjektene ofte et være eller ikke være. Her er det rom for forbedring.

– Hva var marginen på siste prosjekt – og hvorfor gikk det ikke bedre? Var det ressursbruken, materialforbruket eller noen få, dårlige underleveranser?

For mange er svaret på spørsmålet å gå til sitt storsystem som SAP, IFS, Oracle, NAV eller liknende. Her finner de sjelden svaret fordi planene ikke er detaljerte nok. Vi har sett mange selskaper implementere ERP – og, ja, de har fått bedre kontroll, men ikke bedre lønnsomhet i prosjektene. Det er imidlertid heller ikke noe alternativ å miste kontroll over logistikk, lager og prosjektleveranser. Dette må kontrolleres, men hvordan gjøres planleggingen? Her er svaret ofte: Excel.

Vi har den senere tid fått jobbe med mer detaljerte prosesser på produksjon til prosjekt i industrien. Her finnes det produksjonsrettede systemer som gir kontroll fra planleggingen av hele leveransen og ikke minst salg, tilbuds- og anbudsfasen hvor detaljbeslutninger tas, ja, helt frem til leveranser og servicefasen. Dokumentasjon fra denne fasen er meget viktig.

Eksempel på et slikt system er nederlandske Trimergo ERP. Dette er et prosjektorientert system med full produksjonsoppfølging, shopfloor-løsning, mobile enheter osv. Det er først og fremst egnet for prosjektbedrifter som vil ha kontroll fra kalkyle, ressursplanlegging frem til  oppfølging av leveranse av deler, sammenstillinger og service i hele produktenes levetid.

Det finnes også norske systemer, men ikke i samme skala for SMB og de er sjelden godt integrert med større løsninger som SAP, IFS, Oracle, NAV osv. Trimergo er et hederlig unntak. Trimergo spiller f.eks. godt på siden av SAP og går samtidig MS-Project en høy gang med sin integrerte ERP ressursplanleggingsmodul. Bo Hjort Christensen kaller det det omvendte ERP-begrep; Trimergo fokuserer ikke på bokføring som mer og mer foregår i skyen, men fokuserer på effektivitet i prosjektene, samt sørger for maksimal kontroll med virksomhetens prosesser.

Nye moduler og integrasjoner utvikles for å koble sammen mot atter andre ERP-systemer feks. Xledger m.fl. i skyen. Et eksempel på brukere og som også bruker SAP er Airbus Defence – altså ikke noen smågutter dette. De bruker Trimergo på sine FoU-prosjekter og for å følge opp delproduksjoner i Benelux.

Dersom du er interessert i alternative, prosjekt- og planorienterte ERP løsninger, så ta kontakt med Beste Praksis for mer informasjon, evt. gjennomgang av deres kravspesifikasjon. Vi har mangeårig erfaring med leverering av ERP implementeringsprosjekt.

 

IT – den femte dimensjon?

De teknologiske trendene kommer i bølger. Dagens fokus på digitalisering/IT, robotisering og automatisering (IoT) minner mye om kravet om eBusiness rundt årtusenskiftet. Alle pratet om dette, men få visste hva det egentlig betydde for virksomheten. Balansert målstyring er en metode for å sikre utvikling av virksomheter langs 4 dimensjoner: økonomi, kunde, interne prosesser, læring og utvikling; Er IT den 5. dimensjon?

IT/Digitalisering – Når «hype» blir til virkelighet

Vi ble en gang fortalt at alle virksomheter vil bli berørt av «eBusiness» – og at det blir den «nye business». Vel, mye har endret seg, men mange bedrifter i B2B segmentene jobber som før. Innenfor B2C – mot forbrukermarkedet, har ordtaket imidlertid slått til. Mange ser at den nye digitaliseringen for alvor vil slå inn også i B2B / tjenestemarkedet. Eksempler på slike endringer  overgang til digital markedsføring, digitale bank og forsikringstjenester osv.

Er IT et mål i seg selv?

Når man diskutere bruk av IT, digitalisering, mobilitet, skyløsninger, IoT (Internet-of-Things) er det viktig å tenke at for de langt fleste bedrifter vil nok IT kun være et middel til å oppnå virksomhetens mål. På den andre siden er det flere og flere virksomheter som kun baseres på tjenesteproduksjon og virituelle tjenester – ikke produksjon av fysiske varer. IT er da ikke lenger en vilkårlig innsatsfaktor – et produksjonsmiddel, men en virksomhetskritisk faktor. For mange virksomheter vil IT og digitalisering være et område det investeres mye I fremover. Da bør man jo styre og kontrollere IT og digitaliseringsområdet samlet sett. Denne artikkelen tar til orde for å bruke tradisjonelle verktøy som balansert målstyring også på IT og digitaliseringsområdet.

IT og digitalisering er ikke minst et middel til intern effektivisering og en driver for mer effektiv samhandling med kunder. Like lite som vi kunne se bort ifra ehandel når nettbutikkene hadde sin fremvekst, kan vi se bort ifra digital samhandling mellom virksomheter slik vi idag gjør det på Facebook privat. Nye digitale samarbeidsformer er kommet også for virksomheter B2B.

Endringer ikke noe nytt

Nye systemer og IT/digitalisering av prosesser er endringer som alt annet, men hvordan påvirker digitaliseringsøkonomien de øvrige målsettingene for virksomheten din?
Kan vi fremdeles benytte oss av de gode gamle management-teoriene? Da vi lærte om balansert målstyring på 90-tallet (av Robert S. Kaplan) hadde vi et verktøy for å analysere og følge opp virksomhetens vha. kvantifiserbare mål – eller KPIer (Key Performance Indicators). Kan dette fremdeles benyttes?

I balansert målstyring (BMS) blir virksomhetens mål kategorisert i 4 dimensjoner:  økonomiske, kunde, interne prosesser og læring og vekst. Prosessen for å sette mål kan være forskjellig, men dette innebærer full forståelse for at virksomheter er komplekse og at organisasjonen må ha flere mål enn de rent finansielle. Nå kan man spørre seg om vi trenger en teknologi-dimensjon i tillegg  – eller om IT er den femte dimensjon i BMS? Alternativt, kan man gjerne si at i digitaliseringsøkonomien inngår IT i alle de fire eksisterende dimensjoner. IT/digitalisering innebærer også i høyeste grad læring og utvikling for virksomheten.

Robert S. Kaplan

Balansert målstyring for en balansert digital fremtid

Balansert målstyring som metode oppfordrer oss til å sette lærings- og utviklingsmål, samt å ta opp interne prosessutfordringer. Fremfor alt setter BMS oss til å målsette resultatet. Dette er nyttig og viktig også i en digitaliseringsøkonomi.

Balansert målstyring er mye brukt i offentlig sektor. Det rimer bra med at en offentlig virksomhet har flere målgrupper og tilfredstille. IT er viktig også her. I tillegg må de internt utvikle seg over tid. I private virksomheter i Norge virker det som BMS ikke er særlig «hot». Nå er det innovasjonslitteraturen som har tatt over. La oss likevel ikke glemme at store organisasjoner og konsern ofte er som supertankere. Det tar tid å endre kurs. Således er BMS en målemetode som kan ha noe for seg. Særlig hvis det innebærer at man revurderer sine KPIer og bringer in IT og Digitale strategier.

Jeg mener man med stort hell kunne tilpasset BMS til den nye digitaliseringsøkonomien, men da som en femte dimensjon. Vi må prøve å ta ibruk IT på IT’s egne premisser. Alternativt vil veldig få endringer få lov til å skje. Se på skyløsninger hvor enkelt det er å «skyte ned» en strategi som kompromitterer IT sikkerhet osv.

Fra teori til praksis

Det store og vanskelig spørsmåletfor mange er hvordan man går frem for å få implementert en metode som balansert målstyring. Svaret er som alltid at slike endringer må komme fra toppen av organisasjonen. Det er likhet med «lean» og andre management begrep et mind-set som man må lære og formidle til organisasjonens ledere. Dersom man har et praktisk verktøy og kan vise til raske resultater går det ofte bedre. Selv har jeg fasilitert slike prosesser for små og store virksomheter i privat og offentlig sektor. Og der det er vilje blir det en suksess.

BMS og IT/digitaliseringsstrategier

BMS femte dimensjon spør oss:
– Hva er konsekvensen av å legge f.eks. kundebehandling i skyen?
– Hva er gevinster av digital samhandling?
– Hvordan måler vi resultater over tid?

Det er fulllt mulig å male dette ikke minst «digital markedsføring». Både B2B og B2C virksomheter har noe å lære.

Enten du kaller det den «femte dimensjon» eller en Teknologi-dimensjon. Gjør det praktisk og målbart. Praktiske verktøy* finnes også for BMS, men ikke minst i «skyen» hvor det meste av aktivitet kan males. En forutsetning er nok likevel at man først sikrer at man kjenner til BMS og dens muligheter og begrensninger. BMS er ikke «agile» og «scrum», men for større sammensatte virksomheter er det et brukbart verktøy for å analysere og følge opp virksomhetens mål – i den digitale økonomien.

Til slutt: Alle endringer innebærer risiko. Men den største risikoen er kanskje å bli sittende i båten når den er på vei mot stupet? Dersom virksomheten din mangler en digitaliseringsstrategi, så vil jeg klart og tydelig anbefale deg å gå igang å lage en nå.

—-
*Det finnes verktøy for å illustrere BMS KPI-er. Et eksempel er Corporater, men for å tilnærme seg kan man bruke regneark som MS-Excel (se egen bok fra Robert S. Kaplan).

Digital transformasjon – et være eller ikke være?

Den oppvoksende generasjon har ikke opplevd verden uten internett. Internett er en av innovasjonene som er fundamentet til den digitale transformasjonen av produkter og tjenester som nå finner sted. Maskiner som «snakker sammen» er en annen mulighet. Hva betyr dette for vår rolle som arbeidstaker?

I artikkelen gjennomgår vi tre eksempler på innovasjoner som inngår i digital transformasjon. Det finnes mange andre eksempler, men disse illustrerer hver på sin side ulike deler av verdikjeden og hvordan IT påvirker arbeidet vårt i dagens virksomheter.

iot

Produksjonsbedrifter – Internet of Things (IoT) og maskin-til-maskin samarbeid

Industri 4.0 handler om fjerde nivå av automatisering. Den tredje handlet om effektivisering av produksjon og begreper som «lean» produksjon påvirket optimalisering av verdikjeder. Fjerde nivå handler om hvordan maskiner (sensorer) er sammenkoplet og avhengig av andre maskiner (sensorer) som så evner å justere produksjonsnivåer, kontrollere prosesser, vedlikehold osv. Vi kan nesten si at «maskinene snakker til hverandre». I realiteten styres de av programvare som baserer seg på analyserer av tilstand og som gjør beslutninger ved hjelp av sensorer.

Administrasjon – skybasert læringsmiljø og mobilt kontor

Vi har lenge hatt det mobile kontor på plass. Det begynte vel med e-post som gjør deg mer uavhengig av tid og sted. Eksempelvis er det vel få som lenger bruker mye tid på morgenene med å sortere papirposten. Arkivering og oppbevaring av dokumenter er også naturlig nok en tjeneste som fort havner i skyen. I neste omgang tilgjengelig på alle enheter mobilt. Hva har det gjort med effektiviteten i administrasjonsprosessene f.eks. på salg og marked? Administrasjonsprosessen forenkles – likevel kreves det modenhet i forståelse av elementære organiseringsprinsipper for effektiv fordeling av arbeidsoppgaver m.m.. Dette støttes imidlertid av internett-baserte applikasjoner. Mediene er nå også rikere og – bilde og video er blitt en integrert kilde til trening og opplæring av ansatte. Gaming introduseres som et ledd i å sikre seg nye ferdigheter.

Markedsføring – sosialt og integrert

Aviser og media sliter med tapte annonseinntekter – noe som igjen henspiller på det faktum at annonsepriser på papir ikke kan konkurrere med digitale muligheter hverken i ligge tid eller i virkemidler. En annonse på nett koster vesentlig mindre ift. Eksponeringstiden. Likevel er effekten først mulig å hente ut om man tenker kombinasjon av sosiale medier, nettverk, landingssider for produktreklame osv. Det er helheten i prosessen som teller.

Disse tre eksempler på digital transformasjon handler om nye tankesett, nye kanaler, integrert arbeidsprosesser basert på datateknologi og sensorteknologi. Førstnevnte kan best representeres ved å se på Industri 4.0 som fenomen. Begrepet har sitt utspring i Tyskland som har både et stort indre marked i EU og forutsetninger som industrinasjon. De har store enheter av produksjonsindustri og kjemisk / prosessindustri – og antatt store gevinster av å investere i kostreduserende og effektivitetsfremmende innovasjonsprosjekt. Fenomenet illustreres med «robotisering», men kan også ta andre former. Et eksempel fra vår hjemlige olje- og gassnæring er sensorer som sikrer optimalt eller tilstandsbasert vedlikehold av utstyr om bord på en bore- og produksjonsrigg.

Data i nye sammenhenger gir behov for nye IT verktøy

All denne teknologien gir store mengder data som resultat – og dermed grobunn for en hel bransje. IT muligheter som BigData lagret i store datavarehus som så analyseres med egne verktøy. Dette kan også være tidsserier av data fra maskiner som går 24/7 i en prosess osv.

Skybaserte løsninger er dagligdags på privatfronten – f.eks. bildelagring, men det tar tid på bedriftsmarkedet før dette virkelig tar av. Dette har selvsagt årsak i at bedrifter ønsker å ivareta kontroll over egne data, men også det faktum at det tar tid å utvikle nye og effektive IT verktøy som passer i den nye virkeligheten. Skybaserte tjenester krever en annerledes IT arkitektur som er mer lagdelt og tar tilstrekkelig hensyn til nye krav til IT sikkerhet.

Alle nye verktøy og anvendelser av disse gir muligheter – men også trusler. De vil forandre vår arbeidshverdag, men noen av oss vil også leve av å ta ibruk og endre måter å jobbe på. For enkelte utviklingsland gir det muligheter til å «hoppe over» hele utviklingstrinn og gå mobilt til skyen. For produksjonsbedrifter i Norge er også muligheten tilstede for å hoppe over Industri 3.0 ettersom vi sjelden har store nok volumer til å nyttigjøre oss samlebåndteknologi.

Eksemplene er mange på at det ikke er gitt hvilke muligheter som dukker opp. Likevel er det ytterst viktig å ta ibruk og lære og så tilpasse sin bruk i vår nye digitale hverdag.

Vår digitale hverdag

Det er vanskelig å spå om fremtiden og umulig å gi en fem-minutters oppskrift på hvordan vi lykkes med IT i en virksomhet. Vi kan lære masse av hverandres erfaringer med innovasjoner. Privat tar vi i bruk nyttige verktøy som apper for å måle puls for motivere oss for trening. Hva gjør vi på jobben for å endre oss?

Det er lett å le av alle nymotens greiene, men de er nå der – dingsene og appene. Og vi kan jo se hvor lenge vi klarer oss uten. Husker dere svart-hvitt TV? Det er jo ganske stor forskjell fra den gang når det gjelder utvalg av modeller. Vi hadde TV-kabinetter for å se TV. Nå trenger vi jo ikke en gang TV. Vi ser kjente serier og filmer på iPad alle mann – uten å tenke over det. Hva gjør vi på jobben?

IT innovasjoner for forbrukere er ikke noe nytt. Den nye generasjonen forbrukere forventer at virksomheter er tilstede i sosiale medier – og «alltid på». Det er ikke alltid enkelt
som bedrift å forholde seg til IT innovasjoner særlig virksomheter som primært har bedrifter som kunder.

IT innovasjoner for bedrifter er ikke de samme som for forbrukere. De er både annerledes, like og ulike på samme tid. Ta for eksempel 3D-skrivere. Hvilke nye muligheter gir dette for virksomheter uansett bransje? Hva gir det at ansatte tar med egne mobiler med mulighetene   på jobb (eng. BYOD) – ta med din egen mobil. Mye er overførbart i din tilnærming til nye ideer som dette. Det handler om å være nysgjerrig og balansere mot risiko. Tiden til innføring av dette er nå. Vi har ingen tid å miste! Snart kommer de som er oppfostret med YouTube og Google for å lære seg å bidra til din virksomhet. Så lenge vi vil lære, er det jo håp, sier jeg.

ic_traffic

Et nytt teknologiskifte er på vei – også kalt vår digitale hverdag (eng. digital agenda). IT er nå en veldig viktig og integrert del av virksomheten – IT er virksomheten for mange. Endringene skjer ofte umerkelig også i virksomhetene. Man kan leie apper på nettet og mange tar disse ukritisk i bruk med og uten lisenser. Hvor mye skal styres av intern IT? Det er flott at ansatte tar teknologien i bruk. IT og Internett som medium er nå i bruk i de fleste bransjer og markeder. Internt i IT virksomheten betyr det omstilling. Også i bedriftsmarkedet er vår nye digitale hverdag et ubønnhørlig faktum.

Mange virksomheter trår feil. For et nystartet firma er det nødvendige å prøve nye veier, men det er kanskje enda viktigere å være nøktern og sjekke ut hvilke innovasjoner som ikke virker for din virksomhet. En måte er å undersøke modenhet innenfor et fagfelt sammenliknet med beste praksis på området. Å kjøre et pilotprosjekt med ny apper og programvare på Internett kan gi læring.. Særlig er dette en gave til små bedrifter. Å skape seg et navn å bruke på sosiale medier har ikke alltid den ønskede effekten. Hver forsiktig! Det er jo ikke best å være øverst i søkemotoren hvis web-siden ikke fungerer… :-)

– Er din organisasjon klar for å møte utfordringen i vår digitale hverdag?

Del gjerne dine erfaringer og kommentarer på CIO bloggen.