Kategoriarkiv: Enterprise Resource Planning

Enterprise Resource Planning (ERP) er omfattende IT systemer som SAP, Unit 4 Agresso, M3, Oracle, Visma, MS-Dynamics, MS-Axapta m.fl.

ERP for prosjekt-orienterte bedrifter

I jungelen av ERP-systemer snakker man stadig oftere om skybaserte løsninger – og det er vel og bra. Viktigst er det imidlertid at virksomhetens prosesser understøttes. Effektive IT løsninger gir lavere driftskostnader og kanskje også mer effektive basisprosesser – f.eks. digital fakturahåndtering. Likevel er det helt andre utfordringer for å skape lønnsomhet av å levere produkter og prosjekter fra industrien. At løsningen er skybaserte er bare et av mange basiskrav.

Vår erfaring fra å stille krav til ERP i olje- og gass, samt annen industri viser klart at store standardsystem dominerer, men ikke alle gir effektive prosesser. Disse såkalte ERP-systemene kan være gode på håndtering av store mengder transaksjoner og bokføring, samt rapportering av årsregnskap, leverandørreskontro osv., men mange er likevel dårlig på prosjektkontroll. Og for mange er det en dårlig deal når det er prosjektene som er hovedinntektskilden. For mange er erfaringene i prosjektene ofte et være eller ikke være. Her er det rom for forbedring.

– Hva var marginen på siste prosjekt – og hvorfor gikk det ikke bedre? Var det ressursbruken, materialforbruket eller noen få, dårlige underleveranser?

For mange er svaret på spørsmålet å gå til sitt storsystem som SAP, IFS, Oracle, NAV eller liknende. Her finner de sjelden svaret fordi planene ikke er detaljerte nok. Vi har sett mange selskaper implementere ERP – og, ja, de har fått bedre kontroll, men ikke bedre lønnsomhet i prosjektene. Det er imidlertid heller ikke noe alternativ å miste kontroll over logistikk, lager og prosjektleveranser. Dette må kontrolleres, men hvordan gjøres planleggingen? Her er svaret ofte: Excel.

Vi har den senere tid fått jobbe med mer detaljerte prosesser på produksjon til prosjekt i industrien. Her finnes det produksjonsrettede systemer som gir kontroll fra planleggingen av hele leveransen og ikke minst salg, tilbuds- og anbudsfasen hvor detaljbeslutninger tas, ja, helt frem til leveranser og servicefasen. Dokumentasjon fra denne fasen er meget viktig.

Eksempel på et slikt system er nederlandske Trimergo ERP. Dette er et prosjektorientert system med full produksjonsoppfølging, shopfloor-løsning, mobile enheter osv. Det er først og fremst egnet for prosjektbedrifter som vil ha kontroll fra kalkyle, ressursplanlegging frem til  oppfølging av leveranse av deler, sammenstillinger og service i hele produktenes levetid.

Det finnes også norske systemer, men ikke i samme skala for SMB og de er sjelden godt integrert med større løsninger som SAP, IFS, Oracle, NAV osv. Trimergo er et hederlig unntak. Trimergo spiller f.eks. godt på siden av SAP og går samtidig MS-Project en høy gang med sin integrerte ERP ressursplanleggingsmodul. Bo Hjort Christensen kaller det det omvendte ERP-begrep; Trimergo fokuserer ikke på bokføring som mer og mer foregår i skyen, men fokuserer på effektivitet i prosjektene, samt sørger for maksimal kontroll med virksomhetens prosesser.

Nye moduler og integrasjoner utvikles for å koble sammen mot atter andre ERP-systemer feks. Xledger m.fl. i skyen. Et eksempel på brukere og som også bruker SAP er Airbus Defence – altså ikke noen smågutter dette. De bruker Trimergo på sine FoU-prosjekter og for å følge opp delproduksjoner i Benelux.

Dersom du er interessert i alternative, prosjekt- og planorienterte ERP løsninger, så ta kontakt med Beste Praksis for mer informasjon, evt. gjennomgang av deres kravspesifikasjon. Vi har mangeårig erfaring med leverering av ERP implementeringsprosjekt.

 

MPS eller ERP-system – Hva er best?

(MPS = Material Planning System; ERP = Enterprise Resource Planning)

Innen industriell virksomhet er det viktig med kontroll på ressurser og logistikk både i tilbuds, planlegging og gjennomføringsfasene. Tradisjonelle ERP systemer kommer ofte til kort på detaljene – eller man mister oversikten og ender opp med manuelle Excel-baserte lister. Hva er løsningen?

MPS – fra tanken om kontroll med logistikken

Det er hevet over enhver tvil at mange produksjonsbedrifter styrer med masse detaljer. I tider hvor man har industrialisert (les: styrer ting med maskiner) ble det introdusert ulike formater og størrelser på filer, dokumenter og mange kikket på MPS-systemer for å få svar. Disse var til dels spesialbygde for formålet.

Finnes det en løsning for alt?

Det finnes et utall ERP-systemer og MPS-systemer (produksjonsorienterte ERP-systemer) på markedet. Det store antallet i Norge alene tilsier at man ikke lett finner ETT system som løser alle problemstillinger. En anbefalt løsning for en bedrift av en størrelse og verdikjede / bransjespesifikk tilnærming er gjerne ulike en annen. Mange mislykkede ERP-implementeringer kommer som følge av at man trodde man kjøpte noe annet

process_chart
ERP – tanken om at det finnes en måte som er standard

På 80-tallet kom de større ERP systemene med tilpassede industriløsninger, såsom SAP, IFS, Oracle m.fl. Mange vil si at man oppnådde kontroll med logistikkprosesser, men ikke nødvendigvis effektivitet og lønnsomhet. Dette innebar prosessfokus – og prosessoptimalisering innenfor logistikk ble implementert i stort monn – Kanban, Lean, JIT, MRPII og MRPIII osv.
Likevel viser det seg ofte at ERP systemet ikke løste alt. I tillegg har man jo Excel. Kanskje en aldri så lite paradoks at man investerer millioner og så ender opp med detaljene i Excel?

I tillegg til logistikken, har man dokumentasjon og sporbarhet som krav i endel industrier, f.eks. olje- og gass. Dette medførte at systemene enten ble omfattende å integrere med andre systemer med mindre man kjøpte alt-i-ett.

Den gode kravspesifikasjonen for å kvitte seg med Excel

Noen vil kalle det en gammeldags tilnærming, men istedet for å «shoppe rundt», kan det lønne seg å beskrive hva man er ute etter i første omgang. Det finnes kilder til beste praksis i analyse og tilnærming til ERP / MPS valget. Ofte vil det å gå igang uten en metode være fristende, men helt ødeleggende for prosjektets suksess. Det finnes et utall mislykkede IT prosjekter, men bare de aller største får man lese om i media. Årsakene kan være alt fra manglende brukermedvirkning til manglende avsjekk av krav ift. et IT-system.

En god ERP/MPS-løsning skal gi deg kontroll med logistikken, dokumentasjon, arbeidsoppgaver og ikke minst leveranseprosesser. Kjerneoppgavene i bedriften strekker seg gjerne fra salg/kalkyle, planler, via ordre/prosjekt til produksjonsoppfølging og rapportering. Hvordan produkter håndteres i prosjekt er også vesentlig for å sikre lønnsomheten. Og mange bedrifter lever av et ikke så uvesentlig ettersalg – reservedeler og vedlikehold for å sikre marginene.

Alt-i-alt er det mye som skal tas høyde for i en IT anskaffelsesprosess. Da er det viktig at man har uavhengig bistand og lytter til erfarne ERP / MPS folk.

Hvor lenge er det siden du sist foretok ERP innkjøp?

Markedet er i stadig utvikling og segmentering og spesialisering er full gang også innen programvare. For ikke å snakke om mulighetene til å integrere med skyløsninger som del av en fakturaprosess m.m. Dersom det er 7-8 år siden du sist så på ERP er det en viss sjanse for at det kan lønne seg å modernisere prosessene. Det tar jo gjerne 2 år å implementere(!).

MPS eller ERP?
Det er vel egentlig det samme hva du kaller det, men det må virke for arbeidsprosessen i din virksomhet. Du bør ha kontroll både på planer, logistikk og ressurser. Hvilke funksjonsområder har du god kontroll på idag og hvilken prioritet gir du på de mulige forbedringsområdene? Dette er viktige spørsmål som du må ha med når du legger saken fram for styret.

Beste praksis AS leverer komplette kravspesifikasjoner og beslutningsunderlag i form kost-nytte vurderinger til SMB virksomheter i Norge.

Utfordringen med å være ERP-leverandør

For bedrifter som lever av å produsere standard programvare for mange virksomheter, såkalte ERP-leverandører, er det viktig å hegne om intellektuell kapital for å sikre fremtidige lisensinntekter. Man bygger tradisjonelt murer rundt produktet og barrierer mot konkurrentene. Mangel på åpne løsninger gjør det imidlertidig vanskelig å integrere ERP mot fagsystemene hos brukerbedriftene, noe som igjen kan føre til dårlig datakvalitet i overføringer mellom systemer og tidkrevende dobbeltarbeid.

For kunder av ERP-leverandører som er brukere over tid oppstår gjerne flaskehalser i arbeidsprosessen og relativt kunstige grenser for hva som ligger i ERP systemet og hva man «må gjøre på siden» i MS-Excel eller i fagsystemer. Man skulle tro at ERP-leverandørene etter 30 år har funnet en løsning på dette. Svaret er nei, ettersom ERP først og fremst er standardsystemer. Ved innføring sementeres gjerne arbeidsprosesser som man senere vokser ut av uten mulighet til å endre en rigid ERP-plattform i ettertid. Det er jo bygd inn enorme mengder funksjonalitet i ERP-system. Likevel er det et betimelig spørsmål om ERP-systemet fremdeles er tilpasset arbeidsprosessen, eller om det ble motsatt. Brukerne kjenner gjerne kun en brøkdel av hva som er mulig, og man blir prisgitt dyre konsulenter (SAP, Oracle, IFS) for å lære seg nye veier. Brukervennligheten oppleves dermed ofte som lav – så også nytten. Dette er dårlige signaler til ERP-leverandørene.

ERP-PLM-fag

Brukerbedrifter som opplever at ERP-systemet ikke lenger dekker hele behovet blir ofte tvunget til halvmanuelle løsninger for å omgå problemet.  Eller man forsøker å overføre informasjon til ved å integrere ERP med andre IT-systemer i verdikjeden, enten det er CRM, CAD, PLM eller fagsystemer – noen ganger også Excel(!). Det er da problemene oppstår. Ettersom ERP-systemene ofte er «proprietære» eller beskyttet, koster det veldig mye å integrere. Dårlige integrasjonsløsninger gir igjen utfordring med kvaliteten på data; Sjulte kostnader som følge mangelfull ERP-prosesser oppstår når man ikke lenger kan stole på det man har hentet ut i Excel.

tannhjul

Utfordring nr.1 er altså at ERP-systemene ikke bygger på åpne standarder som gir tilgang til riktig informasjon og kvalitet på dataene til enhver tid.

Ethvert IT-system har en innebygd arkitektur som ligger i bunnen av produktet. Denne er det vanskelig å gjøre noe med. Og som bruker er du prisgitt leverandørens valg ift. åpne standarder for å integrere mot andre IT-system. Selv har jeg erfaring fra SAP-verdenen, hvor muligheten for å konfigurere standardløsninger er mange. Likevel brukes enorme krefter på tilpasning fordi systemet ikke er tilstrekkelig basert på en åpen standard. For å trekke en parallell; Det er ikke et tilfang av valgmuligheter som tilsvarer det vi finner av Apper og muligheter på mobile plattformer som Android osv., selv om ERP-bransjen er langt mer moden. Min påstand er derfor at det er ERP-leverandørene selv som holder tilbake for standardisering og åpenhet.

ERP-leverandørene er store og uten sammenlikning forøvrig, likner de store bilprodusenter som ligger etter på å fylle behovene til kunden og fremdeles satser på diesel når forbrukere (i Norden) forøvrig ser etter plug-in hybrider og bensin som regnes som mer miljøvennlig. Vil ERP-leverandørene klare å omstille seg iht. brukerkravene, eller har de resignert?

Tradisjonelle ERP-systemer er gjerne basert på teknologier fra 80- og 90-tallet. De er gjerne forsøkt fornyet, men er likevel umåtelig komplekse i oppbygning og uegnet til å linkes mot de mer kreative arbeidsprosessene som kreative produktbedrifter har. Innen ERP-industrien finnes det heldigvis lyspunkt – en voksende skog av løsninger som  er fullstendig nettbaserte og lett forståelig. De består gjerne av moduler og komponenter som lett kan integreres og har API-er som gjør det mulig å bygge IT-systemet etter egne behov. Ikke ulikt din mulighet til å velge  Apper på din mobil. Likevel er tilgangen til data i skyen for annen informasjon i systemene dine – fagsystemene ikke tilstede. Da er man tilsynelatende like langt. Kanskje er «in-house» ERP fremdeles en nødvendighet for å integrere mot tekniske fagsystemer?

Utfordring nr. 2 er at ERP-systemet av natur skiller seg fra fagsystemene dine.

Det finnes faglige behov som ikke løses av ERP-systemet. Fagsystemene inneholder informasjon som ikke er relevant for økonomer, men som trengs av fagteknisk personell og som vedlikeholdes i hele verdikjeden fra salg til service. (Her snakker vi om en verdikjede for en typisk produktbedrift.). I fagsystemet ligger alle detaljene som naturen til virksomheten krever. Den er gjerne også i ulike stadier «intern»,  «uferdig» og på analysestadiet, dvs. at data ikke er egnet til å publiseres.

Noen ERP-leverandører forsøker med vekslende hell å sluke leverandører av fagsystemer og tvangsintegrere dem via mer eller mindre vellykkede oppkjøp. Dette resulterer dessverre gjerne i overforenklede standardløsninger. Fagapplikasjoner er av natur tilpasset virksomheten over tid og blir gjerne «flikket» på av interne folk som kjenner bedriften; folk med teknisk bakgrunn eller andre eksperter på faget. ERP er jo først og fremst standardisering og oppfølging av administrative, økonomi -og logistikkprosesser. Fagprosesser kan være konsultative, gjerne ustrukturerte, komplekse og iterative av natur. ERP- og fagsystemer er mao. ofte av natur ulike.

Der man i ERP verdenen ser variasjon som en kostnad, ser man i fagapplikasjonen en kilde til differensiering. Samtidig  gir ERP økt kostkontroll og skalerbarhet på logistikk. Vi trenger dem jo begge til sitt bruk. Problemet er at  det krever så stor innsats å koble verdikjeden mellom fagapplikasjoner og ERP i en verden uten åpenhet (Utfordring nr.1).

ERP-leverandører har lenge forsøkt å gå oppstrøms og kjøpe seg fagsystemer for eksempel PLM-leverandører. Noen forsøker til og med å si at de er «PLM-orienterte». For kunder som biter på, vil det si at man erstatter fagsystemene med standardsystemer. Dette kan gi meget kompliserte utfordringer og er ikke en vei for å sikre differensiering og lønnsomhet. Dersom man derimot hos en ERP-leverandør har en åpen standard og en moderne teknologiplattform stiller det seg annerledes. Da er det gjerne mulig å skreddersy for egne behov utenpå det hele.

Oppsummering:
Utfordring nr. 1 – mangel på åpenhet. 
Enhver ERP-leverandør bør unngå fellen med å låse kunden inne i et proprietært system uten åpne standarder. Man bør også gjøre ERP-systemet tilgjengelig på åpne plattformer som gjør det mulig å integrere med PLM-systemer f.eks. gjennom et åpent API. Bedriftseiere bør se etter åpne ERP-systemer – ikke store proprietære løsninger.

Utfordring nr. 2 – ERP skiller seg av natur fra fagsystemene. ERP er standard og fagsystemer skreddersøm. Derfor er åpenhet også så viktig. Virksomheter av en hvis størrelse som har egne fagsystemer bør fortsette med det og ikke falle for fristelsen å løse alt i ERP-systemet. Fagsystemene bør selvsagt også basere seg på modularitet og åpenhet slik at informasjonsutveksling kan foregå med andre systemer i verdikjeden.

Integrasjon og skreddersøm er til en viss grad uunngåelig for en ERP-leverandør i 2015. Det er samtidig en mulig kilde til differensiering overfor konkurrenter om man legger til rette for det – og dermed en kilde til lønnsomhet for brukerbedriftene.

I en verden hvor standardisering er et mantra, trenger vi mer og flere åpne løsninger og muligheter for effektive arbeidsprosesser som overgår det dagens ERP-systemer gir. Utfordringen er herved overlevert ERP-leverandørene. Hele virksomhetens informasjonssystem bør baseres på åpenhet og integrerte løsninger til beste for brukerne og bedriften selv.

Gi din kommentar på CIO bloggen.