Nyere IT løsninger har den fordelen at man endelig kan se fremover og ikke trenger å tenke på fortiden. Eller er det ikke så enkelt? Hvem kan svare på det? Vi snakker ikke om enkle «apper», men komplekse virksomhetskritiske IT-løsninger. Kartlegging bør være første steg på veien. Det er her virksomhetsarkitekten kommer inn.
Eksterne konsulenter er gjerne eksperter på å lage gode business-case som et grunnlag for å foreslå ny IT arkitektur. Enten du har vokst ut av dagens ERP løsning eller vurderer hvordan du skal ta vare på kunden bedre ved hjelp av CRM. Vurderingen av hvor godt systemet passer med bedriftens interne prosesser har imidlertid ingen andre enn bedriften selv forutsetninger for å vite noe om. Her kreves analyse. Konsulenter kan i beste fall være en katalysator for endring.
En konsulentvurdering som ikke tar hensyn til dagens arkitektur hopper gjerne også bukk over muligheten til å intervjue dagens brukere og ledere. Innføring av nytt CRM, ERP eller PLM system uten reell brukermedvirkning er ingen god ide. Man kan ha god avkastning på papiret, men uten reell forankring av nye IT-løsninger vil resultatet fort bli negativt.
En helhetlig virksomhetsarkitektur ser både på dagens og fremtidens behov. Når man planlegger prosjekt og initiativer i forhold til virksomhetens arkitekturbehov, behøves et godt rammeverk – et som ikke er for snevert. For hensikten er ikke å lage et IT-system, men å støtte forretningsmålene og tilhørende forretningsprosesser. Metoden må sikre eierskap til krav – både prosess-, teknologi- og brukerkrav. Teknologi er oftere i seg selv et krav og en egen premissgiver for å sikre bedriftens fremtidige konkurransekraft. Storkonsernet General Electric (GE) sier i sin markedsføring av programvare at enhver produksjonsbedrift må bli en programvarebedrift for å overleve på sikt. Kanskje har de rett?
En god virksomhetsarkitektur beskriver sammenhenger mellom prosess, IT arkitektur og organisasjon. Uten en god forståelse fra eier av forretningsprosessene, får man liten gevinst. Det er derfor viktig at virksomhetsarkitekturen kan beskrives på forståelig vis for alle parter. Tilstrekkelig analyse må også til for bedriftens utgangspunkt. Endringer fra dagens til fremtidens løsninger betinger gjerne en kostnad. Hvilke kostnader finnes det? Definisjonen av begrepet kostnad må omfatte kostnad ved å endre; kostnaden ved å bytte ut dagens operative IT infrastruktur, men også kostnaden ved endring og opplæring i nye prosesser. Likevel kan det lønne seg å investere i nye løsninger, da de ofte er mer brukervennlige enn sine forgjengere.
Kompleksitet koster. Gap ikke for høyt. På bakgrunn av kompleksiteten i dagens virksomhetsarkitektur er det mange som vegrer seg for å gå i gang. Og i mange tilfeller vil bedriften ha for knappe ressurser til f.eks. å kunne løfte seg på en helt ny IT plattform. I andre tilfeller vil det oppfattes som en befrielse å forenkle løsningene som mange ganger er basert på et «lappverk» av overlappende systemer. En enkel analyse vil kunne avdekke hvor kompleks og kostbar en endring kan bli.
Plassering av ansvaret for arkitektur. Forretningssiden bør definitivt forstå viktigheten av eierskap til en helhetlig virksomhetsarkitektur. Den bør ikke for lett delegeres bort, men beholdes på forretningssiden, gjerne under en CIO rolle. Den interne IT avdeling har gjerne en annen agenda som går ut på å forvalte dagens struktur. Her ligger det en mulig konflikt; Å legge arkitektur til Intern IT kan medføre en sammenblanding av roller. Samspillet med forretningssiden bør tillegges vekt, slik at man sikrer prosesseierskap til teknologien. Arkitekten blir da som rolle tilsier – en arkitekt med oppdragsgivere.
Arkitektens egenskaper. Hun bør være mest mulig uavhengig, ha god forståelse for effektive arbeidsprosesser og en god porsjon «mot i brystet». Hvorfor det? Et spørsmål fremover kan være: Skal vi la brukerne styre mer selv og legge til rette for «selvbygging» eller skal vi sentralt styre dette ved hjelp av intern IT? Eller sagt på en mer direkte måte: Trenger du hushjelp når du har alle disse flotte husholdningsmaskinene? Arkitektens rolle blir nok mer og mer å designe og tilrettelegge kjøkkenet basert på aktørenes krav til komponentene som inngår.
Et arkitektur-prosjekt er et planleggingsprosjekt. Da må man kunne diskutere overordnet prioritering – om det er viktigst å vedlikeholde eksisterende «haltende» portefølje, eller tenke nytt og helhetlig om arbeidsprosesser. Med dagens raske utvikling kan det siste være et nødvendig skritt for å overleve. I tillegg bør man spørre hvordan prosessen kan bli mer effektiv med støtte av teknologi. Det må være lov å stille seg hypotetiske spørsmål!
Teknologi som driver i seg selv. Det er viktig at arkitekten spør seg hva ny teknologi kan gjøre for prosessene og hvilke rammebetingelser digitaliseringen gir? Alternativt kan utfallet fort bli et IT prosjekt uten avkastning om man ikke tar hensyn til alle fire sider av diamanten: Prosess, system, teknologi og organisasjon. Og så var det var det å huske på bedriftens evne til omstilling…som allerede nevnt.
Gode verktøy nødvendig. Bruk av strukturerte modeller og verktøy kan overdrives. Likevel skal man ikke undervurdere organisasjonens behov for en god visjon eller et godt «konsept» for å beskrive arkitekturutfordringen – et bilde sier mer enn 1000 ord. Vi forstår alle arkitektens utfordring i overført betydning når det er snakk om fysisk infrastruktur f.eks. hvor komplisert det er å bygge veier eller høyhus. Vi glemmer imidlertid at informasjonsstrukturer er kompliserte – og lite konkrete for de uinnvidde. Derfor kreves detaljerte planer eller programmer for endring av «informasjonsveien» i bedriften.
Til slutt. Det er viktig med felles mål og felles begreper; Et steg kan være å etablere felles referansemodell for virksomheten, slik at flere forstår helheten og kan diskutere begreper, retning og innsatsfaktorer. Ved å forstå sammenhengen mellom prosess, systemer, teknologi og organisasjon kan man bedre prioritere de riktige arkitektur-prosjektene. Dette krever imidlertid at man investerer i å få eiere av prosessene og teknologien på banen i en felles diskusjon om lønnsomme veivalg. På den måten unngår man i overført betydning å lage ubrukelige veitrasseer som ikke viser seg liv laga som pressen ynder å omtale det som – «unngå flere myslykkede IT prosjekter» som det jo allerede er for mange av.
Del gjerne dine erfaringer med virksomhetsarkitektur og kommenter på CIO bloggen.